如何建立应收账款内部控制制度

无论是从商业竞争的角度,还是从销售和收款的时间差所发生的应收账款角度,任何一笔销售业务都有发生坏账损失的可能,从而产生信用风险。因此,企业必须建立完善的应收账款内部控制制度。

1.明确应收账款内部控制目标

(1)保证真实正确。应收账款反映企业与外部有关单位的债权债务结算关系,必须如实地记录与核算,以便及时清理,防止非法挪用和个人谋取私利等情况发生。

(2)保证及时收回。应收账款过多,必然会影向到企业的资金周转,降低企业的经济效益。对应收账款的内部控制应尽可能使企业形成一种良性的循环机制,促使应收账款及时回收。

(3)减少坏账发生。应收账款发生坏账损失是不可避免的,企业相关人员应加强内部信用管理,加大催账力度,对于超过账龄的应收账款要及时反馈资讯,重点管理,尽可能减少坏账损失的发生。

2.采取应收账款控制措施

(1)签订合同。在收款期内,为避免出现不必要的经济纠纷,购销双方在交易之前,必须签订详细的销售合同。销售合同一经签订,购销双方必须严格执行。签订销售合同可以避免发生经济纠纷,保证货款及时收回,减少不必要的经济损失,对企业的生产安排与经营活动也具有极大的约束力。合同的内容和手续要符合相关法律法规要求,主要应写明供货商品的品名、规格、数量、价格、质量等级标准,供货时间,运送方式,货款结算方式和双方应承担的责任等内容。

(2)资信调查。应收账款多数是赊销形成的,赊销商品意味着企业不能立即收到货款,面对各种各样的客户,企业在签订赊销商品经济合同时,必须慎重行事。为保证货款能按期收回,企业在决定货款的结算方式时,必须以购货方的财务信誉为依据。因此,企业要调查评定购货方的信用情况,或向信用咨询机构查询购货方的信用情况,以决定是否赊销及赊销的金额。

(3)核准赊销。赊销商品必须经过相关管理者或授权核准的人员核准,增加核准程序,可尽可能减少差错的发生。

(4)及时清欠。企业应加强对应收账款的日常管理,定期整理应收账款,编制应收账款账龄分析表,对到期的应收账款应及时催回;对未能按期收回的应收款项,应查明原因,及时向会计部门负责人提供资讯,并采取有力措施加紧催收。对长期未能收回的应收款项,企业应区别不同情况进行不同的处理。应收账款符合下列条件的,应批准作为坏账处理:债务人死亡,以其遗产清偿仍无法收回;债务人破产,以其破产财产清偿仍无法收回;有足够证据证明应收账款无法收回或收回的可能性很小。若购货单位目前虽无还债能力,但在一段时间后仍有可能分期偿付应收账款,则企业应通过协商与其签订还款协议,必要时可通过法律解决。

(5)核对账目。企业应定期或不定期地同欠款方核对应收账款,至少每年核对一次。通过核对,企业可以发现应收账款是否同对方账面数目一致,有无不一致或弄虚作假的情况。

核对账目的方法有两种:一是填写对账单,发给对方进行核对,取得回单,以验证双方账目金额是否一致;二是派人前去核对双方的账目金额是否一致。

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