财产清查亦称财产检查,它是通过对实物、现金的实地盘点和对银行存款、往来账项的核对,来确定各财产物资和往来账项的实有数,查明账存数和实存数是否相符的一种专门方法。它是会计核算方法体系的一个有机组成部分。
各会计主体的实物、现金、银行存款和往来账项等是通过账簿记录反映的。在会计工作中,可以通过正确的填制凭证和登记账簿,并经过严格的检查,保证账簿记录的正确性。但账簿记录的正确性,不能说明账簿记录的真实性,即不能说明账实相符。在许多情况下,各项财产的账存数和实存数往往会发生差异,造成这种差异的原因是多方面的,有正常原因,也有非正常原因;有些是可以避免的,有些是不能完全避免的。
造成账实不符的正常原因有:
(1)财产在保管过程中发生自然损耗;
(2)因未达账而引起的数额不符。
造成账实不符的非正常原因有:
(1)在收发财产时,由于计量、检验不准,造成品种、数量或质量上的差误;
(2)在财产增减变动时没有填制凭证、登记入账或者在填制财产收发凭证、登记财产账目时,发生了计算上或登记上的错误;
(3)因管理不善或工作人员失职而发生了财产损坏、变质或短缺;
(4)因不法分子的营私舞弊、贪污盗窃等非法行为而发生的财产损失。
为了正确掌握各项财产的真实情况,保证会计资料的客观性,各会计主体必须通过财产清查确定财产的实存数,并将账存数调整为实存数,使账实相符。