电算化会计信息系统的特点

1. 会计信息处理电算化

在电算化会计信息系统下, 会计数据处理的基本模式已不再是凭证寅账簿寅会计报表, 而是凭证寅输入媒体寅业务文件寅分录文件寅会计报表。 即首先要把各种经济业务的原始凭证录制到媒体上, 一般可以通过键盘输入到磁带或磁盘上, 组成各种专门文件 (业务文件); 然后, 依据这些文件做在磁带或磁盘上的分录文件, 接着再以此作为输入文件, 通过计算机的编表程序, 打印出总分类账户本期发生额及余额表, 并在磁带或磁盘上录制总账文件。 月终结账时, 只要利用总账文件作为输入文件, 通过计算机的月度决策程序, 便可以打印出月度报表以及其他管理上需要的信息。 在这种操作技术状态下, 计算机根据给定的程序指令对会计信息进行处理, 其处理是否符合有关的财经纪律和会计法规, 将取决于系统的应用程序的恰当性和有效性。

2. 会计信息存贮电磁化

在电算化会计系统中, 由于计算机的处理, 会计信息是以各种数据文件的形式记录在磁盘或磁带等磁性介质中, 这些磁性介质中的会计信息是以肉眼不可见的机器(指计算机) 可读的形式存在的。 这些会计信息具有磁性介质所记录的电磁信号的特点, 很容易被删去或被篡改而不留下痕迹, 而且, 磁性介质的损坏会导致所存贮的会计信息的丢失, 因此, 电算化会计系统中电磁化的会计信息的安全是相当重要的。

3. 会计信息表示代码化

在电算化会计系统中, 为了使会计信息更便于计算机处理, 为了提高系统处理的速度和节省存贮的空间, 也为了节省系统操作人员输入操作的时间, 尽可能减少汉字的输入, 大量的会计信息要用代码表示。 如常见的会计科目、 部门、 职工、 产成品、材料、 固定资产、 主要的顾客或供应商等都常用适当设计的代码来表示, 甚至记账方向和部分较规范的摘要也有用代码表示的。 由于计算机是对代码表示的信息进行处理的, 因此, 代码设计的科学性和合理性及其输入的正确性是很重要的。

4. 会计信息处理与存贮的集中化

在电算化会计系统中, 企业的各项会计业务的处理, 均集中由计算机根据有关的程序指令自动进行处理。 虽然在较完整的会计信息系统中, 各项处理通常分别由各功能模块或子系统完成, 但它们都集中由计算机统一进行处理。 经计算机处理的各种会计信息, 除复制的备份文件外, 也常以各种数据文件的形式集中存贮于系统的硬盘中。由于会计信息的处理和存贮都高度集中于计算机系统, 会计信息的安全可靠首先决定于计算机系统的安全可靠。

5. 部分内部控制程序化

在电算化会计系统中, 由于会计信息由计算机集中处理, 手工会计系统中原有的某些分离和控制已失去了意义, 要代之以新的控制。 电算化系统的内部控制包括了许多建立在系统应用程序中、 由计算机执行的控制。 这些程序化的内部控制包括对系统调用的限制, 由计算机执行的各种检验、 核对、 判断和监控。 这些程序化的控制对提高电算化会计系统的安全可靠性是有效的。 当然, 除了程序化的控制外, 电算化会计系统的内部控制还包括一部分手工的控制。