电算化会计信息系统的建立使会计工作产生的变化

计算机在会计中的应用, 提高了会计数据的精确性和及时性, 扩展了会计数据的领域, 为充分发挥会计职能的作用创造了有利条件; 特别是在数据处理和内部控制等方面, 与手工会计信息系统相比发生了较大的变化, 具体表现在以下几点。

1. 会计组织结构的变化

在手工会计信息系统状态下, 会计组织内部通常划分成许多不同的职能部门, 如工资核算组、 货币结算组、 材料核算组、 成本核算组等。 实行会计电算化后, 原来的一些组织会消失, 取而代之的是一些新的组织, 如数据准备组、 数据处理组、 档案管理组、 财务管理组等。 在这些新的组织机构中, 他们各有自己的任务, 当然这些组织机构的建立, 适合于会计核算工作基本上由计算机来完成的企业。 例如, 计算机处理业务不多的企业, 对会计部门组织机构一般不做大的调整, 可根据具体情况, 适当设置相应的职能部门。

2. 会计程序的变化

手工会计信息系统是通过凭证、 账簿和报表的形式, 对会计信息进行处理。 在电算化会计信息系统中, 会计信息的整个处理过程分为输入、 处理和输出三个环节, 其控制的重点是在输入这个环节, 从输入会计凭证到输出会计报表, 一气呵成, 一切中间过程都在机内操作进行, 肉眼是看不见的, 而各部门需要的任何中间资料, 都可以通过查询取得。

3. 会计信息系统内部控制的变化

与手工会计信息系统相比较, 电算化会计信息系统中的内部控制出现了很大变化,如在内部控制制度方面, 原来的总账、 明细账与日记账间的牵制制度已不复存在, 取而代之的是计算机操作应用程序修改等控制制度。 最为显著的变化是由于计算机系统工作的集中性和连惯性, 在手工会计信息系统中发挥重要作用的一些职责的分离已经消失, 但这并不意味着职责分离这一内部控制的基本形式已经不再发挥作用, 它只是在会计电算化信息系统中控制的界限方面发生了变化。